Никто из нас не может выполнять работу на всех этапах. И есть часть работы, которую делают другие, но почему-то они ее делают не вовремя, не так или вообще забывают о вашей рабочей просьбе. Что делать?
1. Важно свою просьбу преобразить в задачу. Это значит, что должен быть срок исполнения и описание, в каком виде должна быть представлена эта задача. Вам нужно донести свою идею до исполнителя и вместе сделать ее реалистичной и выполнимой. Также вам важно убедиться, что вы точно поняли друг друга. Например, я заказываю платье в ателье к своему дню рождения. Я сообщаю дату, к которой мне нужно платье. Я отдаю материал, мы обговариваем фасон. Мастер рисует эскиз, и я ставлю подпись на листе с эскизом. Задача поставлена. Моя хитрость состоит в том, что я ставлю дату исполнения с запасом в пару дней на всякий случай.
2. Разбить исполнение задачи на этапы. Конечно, очень хочется, чтоб отдали и забыли, пришли и всё готово в лучшем виде. Так может быть, если задача типовая и человек уже выполнял ее несколько раз. Но если задача выполняется впервые, то важно разбить ее на этапы. Как в ателье. После того как фасон утвержден и портной получил ткань, назначается время примерки - это промежуточный этап, на котором можно исправить и скорректировать то, что не было учтено при постановке задачи. Если изделие сложное, то примерок может быть несколько. На языке менеджмента это называется контроль реперных точек.
3. Корректировка и обсуждение необходимых изменений. На примерках в ателье может быть дополнительное согласование деталей. Это также может требовать дополнительных ресурсов, времени, финансов. Вот тут важно договориться с исполнителем о том, что если он сталкивается с дополнительными сложностями, то сам инициирует связь с заказчиком. Такие подзадачи вы тоже обсуждаете с исполнителем, пока не придёте к одному взгляду на все волнующие вопросы. Здесь же вы формируете и сообщаете исполнителю критерии хорошо выполненной работы и обращаете на это внимание. Возможно, одного акцента будет недостаточно и вам придется это несколько раз проговорить или записать.
4. Приёмка выполненной задачи тоже требует времени и усилий, поэтому закладывайте время на проверку по ранее заданным критериям. Это важно, чтобы вы были уверены, что все в порядке. Помните, в самом начале мы заложили некоторый запас по времени? Он нужен, если будут какие-то огрехи, и у вас есть время исправить.
Да, когда вы отдаете часть своей работы, важно это обсуждать, контролировать и на это тоже нужно планировать своё время и силы. Редко получается отдать и забыть. Помните, сложно только первые два раза, а с каждым дальнейшим действием будет становиться легче. Если этого не происходит после 3-го раза - меняйте исполнителя.
Ещё один нюанс. Если в выполнении задачи можно выполнить пилотный образец, то лучше его сделать и уже на нем обсуждаете все нюансы, корректировки и критерии качества.
Лихачева Марина.
